CGI met son expertise en gestion des dépenses au profit de l’Oregon

« Ce que les gens attendent de leur gouvernement? Cela se résume à quatre principes simples : les gens veulent un meilleur service clientèle, ils veulent savoir si nous avons investi sagement les fonds publics, ils veulent savoir si nous travaillons de façon efficace et ils veulent voir comment les fonds publics sont dépensés. »

Ted Kulongoski,
gouverneur de l’État de l’Oregon

Avec un territoire de 96 003 mi², l’Oregon est le dixième État en superficie aux États-Unis. Ses abondantes ressources naturelles ont pendant longtemps alimenté l’économie de l’État. Depuis ces dernières années, la technologie joue le rôle qu’occupaient auparavant les produits forestiers, mais les forêts, les fermes, les ranchs, le commerce de détail et le tourisme restent des éléments importants du profil économique de l’État.

Le défi
L’Oregon voulait réaliser des économies et obtenir un meilleur rapport qualité‑prix pour les contribuables sur les biens et des services d’achat courant en baissant les prix et en tirant profit du volume d’achat de l’État. Il voulait aussi évaluer les spécifications des biens et des services achetés pour garantir la meilleure utilisation du budget de l’État.

Le gouvernement de l’Oregon a demandé l’aide de CGI à de nombreux niveaux. CGI a dû commencer son mandat en faisant une analyse des dépenses. Ensuite, elle a dû présenter au gouvernement de l’Oregon des solutions d’approvisionnement stratégiques permettant à l’État de réaliser des économies. CGI a également dû travailler avec le personnel d’approvisionnement de l’État pour améliorer les pratiques d’achat existantes, effectuer la transmission des connaissances et former les professionnels en approvisionnement de l’État aux meilleures pratiques d’approvisionnement. Enfin, CGI a dû créer et mettre en place des rapports de gestion pour mesurer les économies réalisées.

Étant donné la portée du projet, CGI a dû communiquer de façon efficace et fréquente avec son client et les employés de l’État.

La stratégie
CGI a aidé l’Oregon à mettre en œuvre un programme complet de gestion des dépenses appelé « Smart Buy ». Ce programme a commencé par une évaluation des possibilités à l’échelle de l’État menée par CGI et comprenant une analyse détaillée des dépenses de l’État à l’aide de la solution PRISM^MD (Procurement Information SysteM^MD) de CGI. La solution a permis d’examiner les dépenses effectuées auprès de milliers de fournisseurs, lors de plus d’un million de transactions réalisées par 17 sources de financement public et enregistrées dans quatre systèmes de gestion financière séparés. CGI a aussi examiné les processus d’achat, les politiques et les codes d’approvisionnement, les contrats pour biens et services, et la possibilité d’élargir la base de connaissances des professionnels de l’État. Cette analyse a notamment eu, pour conséquences, la hiérarchisation des catégories d’économies potentielles quantifiées, l’établissement de solutions d’approvisionnement stratégiques pour réaliser des économies dans chaque catégorie et la création d’un programme de transmission des connaissances pour développer les compétences dans plusieurs domaines d’approvisionnement.

Lors de l’étape d’approvisionnement stratégique, CGI a travaillé avec les professionnels en approvisionnement de l’État pour concrétiser et saisir les possibilités d’économie déterminées pendant l’analyse des dépenses grâce à la solution Leveraged Purchasing Power^MD. Parmi les catégories de dépenses établies lors de cette étape, mentionnons le matériel informatique, les périphériques informatiques, les appels interurbains, les téléphones et les services cellulaires, les données de télécommunications, les installations d’abonnés et les services connexes, le matériel de bureau/les photocopieuses, le courrier express, l’entretien des pneus de véhicules, les fournitures de bureau, les logiciels et les services professionnels de TI. Le projet s’est ensuite étendu aux systèmes d’information de gestion Medicaid pour le ministère des Services à la personne (Department of Human Services), à un nouveau contrat pluriannuel pour des services de données de télécommunications (relais de trame et technologies de rechange), aux achats d’ordinateurs centraux et de serveurs, aux machines à affranchir et au contrôle des coûts dans les installations d’abonnés et les services connexes.

Tout au long du projet, CGI a travaillé avec les professionnels en approvisionnement de l’État pour améliorer les pratiques d’achat existantes. Ce travail concernait la mise en place de stratégies de négociation et d’approvisionnement de rechange, y compris la réalisation d’une étude comparative des prix des différents concurrents, les négociations avec les fournisseurs titulaires, l’optimisation des stratégies d’achat et les négociations échelonnées.

En ce qui concerne la transmission des connaissances, CGI a créé de nombreux modules de formation en approvisionnement stratégique personnalisé, y compris des cours de formation avancée en approvisionnement, en établissement de profils sur la demande, en tenue de marché, en détermination des prix, en négociation et en contrôle et suivi, à l’intention d’environ 40 employés de l’organisme et du bureau d’approvisionnement de l’État.

Lors de l’étape consacrée à la surveillance de la conformité et des économies, CGI a créé et mis en place des rapports de gestion pour mesurer les économies réalisées grâce à l’effort d’approvisionnement stratégique, le rendement des fournisseurs en vertu des nouveaux contrats et la conformité relative aux nouveaux contrats des fournisseurs dans l’ensemble des organismes. Les rapports sur les économies sont examinés régulièrement par un vérificateur tiers indépendant.

Tout au long du projet, les communications internes et externes dans le cadre du projet ont été essentielles à l’aboutissement des efforts. CGI a participé aux séances d’information internes sur le projet (qui s’adressaient à la direction des organismes et aux employés visés de nombreux niveaux hiérarchiques) et a travaillé avec le client pour créer un site Web et une brochure sur le projet, des rapports réguliers sur le projet destinés aux différents intervenants et des présentations sommaires sur le projet destinées à la législature. Ces outils de communication, qui ciblaient les divers groupes d’intervenants, ont été élaborés d’après une expérience de travail et de communication vaste et profonde avec ces groupes lors de projets avec d’autres États et en tenant compte des besoins uniques de l’État de l’Oregon.

La technologie

• Le logiciel PRISM^MD de CGI
• Outil de surveillance de la conformité et des économies de CGI

Les résultats
Comme l’affirme monsieur Kulongoski, gouverneur de l’Oregon : « Ce que les gens attendent de leur gouvernement? Cela se résume à quatre principes simples : les gens veulent un meilleur service clientèle, ils veulent savoir si nous avons investi sagement les fonds publics, ils veulent savoir si nous travaillons de façon efficace et ils veulent voir comment les fonds publics sont dépensés. »

Le projet de CGI a aidé à atteindre le niveau d’efficacité et d’efficience souhaité du système d’approvisionnement de l’État, permettant ainsi à l’Oregon de tirer davantage profit des impôts qui lui sont versés. Les efforts en approvisionnement stratégique ont permis aux organismes d’État de réaliser 10 M$ d’économies pendant la première période budgétaire, sur un montant de référence de 84 M$, et plus de 50 M$ d’économies pendant la durée des contrats. En dehors de ces économies négociées, le projet a permis de mettre en place de nombreuses recommandations, que ce soit des recommandations propres à une catégorie, entraînant d’importantes économies ou des améliorations des processus et des méthodes en approvisionnement se traduisant par une amélioration des résultats de l’État. L’étude comparative de la concurrence en dehors du processus de demande de propositions est un exemple. Cette étude a permis à l’État de connaître les débouchés avant d’adopter une approche axée sur les économies, et pendant le processus d’approvisionnement, de baisser considérablement les tarifs après réception des propositions. Cela a aussi permis à l’État de faire des négociations objectives et basées sur les faits avec les fournisseurs titulaires, évitant de cette façon les demandes de propositions inutiles et permettant à l’État de réaliser plus rapidement des économies.

Pour maintenir les économies réalisées, CGI a recommandé et mis en place une méthode pour mesurer les économies et la conformité relative aux contrats, ce qui a permis à l’Oregon de connaître avec certitude l’impact du projet et de mieux gérer la mise en œuvre des nouveaux contrats. Dans le cadre de la mise en place de ce système de surveillance de la conformité et des économies, l’équipe Pratique des solutions de gestion des dépenses de CGI a travaillé en partenariat étroit avec l’État pendant trois mois pour assurer constamment le succès de la surveillance et du suivi des résultats. Grâce au suivi rapide et basé sur les faits réalisé par l’équipe d’approvisionnement de l’État et grâce aux encouragements des rapports continus sur les données relatives aux dépenses, la conformité a rapidement augmenté, même pour les catégories qui comportaient initialement des défis de mise en œuvre. L’augmentation de la conformité peut représenter une importante source d’économies. En général, la conformité des catégories suivies était d’environ 97 %.

Dans le cadre du projet, l’État a demandé à un vérificateur tiers indépendant du CPA de mesurer les dépenses et les économies réellement effectuées dans le cadre des contrats afin de valider les calculs en matière d’économies. Ce vérificateur a estimé que les processus fonctionnaient bien et a confirmé l’efficacité du programme. Les niveaux de dépenses des organismes et des acheteurs du secteur des coopératives concernant les nouveaux contrats ont dépassé les attentes. Les rapports ont permis à l’État de gérer activement la conformité des fournisseurs aux tarifs convenus dans les contrats de même que les progrès de la mise en œuvre relativement aux nouveaux contrats.

Dans le cadre de la formation, environ 40 professionnels en approvisionnement du client ont acquis des connaissances approfondies sur les pratiques d’approvisionnement stratégique. D’après les opinions transmises après les sessions de formation, CGI a obtenu une note générale ferme de 4+ sur 5.