La stratégie de gestion des dépenses de CGI porte fruit pour le Commonwealth de Virginie

« Nous adoptons et appliquons des pratiques du secteur privé couronnées de succès afin d’assurer que nos citoyens obtiennent une meilleure valeur pour leurs impôts. »

Sandra Bowen, Secrétaire de l’Administration,
Commonwealth de Virginie

En raison d’une baisse des recettes et d’une insuffisance budgétaire au début de son mandat, le gouverneur Mark Warner a dû faire face à une crise fiscale en Virginie. Fort de solides antécédents en affaires, le gouverneur Warner voulait montrer à ses électeurs que le Commonwealth faisait tout en son pouvoir pour abaisser les coûts, tout en préservant les programmes. Plutôt que d’abolir des programmes et des services, le gouverneur Warner a adopté les pratiques d’une entreprise bien gérée pour résoudre la crise fiscale du Commonwealth. L’une des stratégies clés de cette initiative consistait à maximiser le pouvoir d’achat de la Virginie, grâce au projet « Partenaires de la Virginie en approvisionnement », et à la solution Leveraged Purchasing Power^MD (LPP^MD) de CGI.

Le défi
Le projet « Partenaires de la Virginie en approvisionnement » a été conçu en tenant compte du fait que les entreprises couronnées de succès ne permettraient jamais à divers services ou divisions d’acheter un produit identique à des prix différents, d’un même fournisseur. Cependant, les administrations d’État dérogent souvent à ce principe, en grande partie parce que les organismes et institutions effectuent leurs achats en tant qu’unités indépendantes.

Quelques années plus tôt, la Virginie et CGI avaient lancé le système d’approvisionnement électronique eVA. Bien que cet outil soit largement considéré comme le meilleur système du genre au pays, les dirigeants de la Virginie se sont rendu compte qu’il ne constituait qu’une partie de la solution globale en matière de saine gestion des dépenses. L’accès à des données relatives aux meilleurs contrats de la catégorie et aux meilleurs fournisseurs aiderait à maximiser les avantages de l’eVA.

En raison de sa taille et de son étendue, l’administration de l’État de Virginie bénéficiait d’un pouvoir sur le marché équivalent à celui d'une entreprise Fortune 100, mais elle ne tirait pas pleinement parti des ristournes accordées par les fournisseurs aux clients qui achètent de forts volumes de produits et services.

Le gouverneur Warner a reconnu qu’il existait une possibilité de réduire les coûts en collaborant à l’échelle du Commonwealth en vue de combiner les dépenses des organismes, des administrations locales et des institutions d’études supérieures. CGI s’est associée avec les hauts dirigeants du département des Services généraux et avec les agents des marchés en vue de lancer ce projet pilote. L’objectif du projet était d’obtenir les meilleurs prix et la meilleure qualité de service, en utilisant des techniques et des processus sophistiqués de passation de contrats.

Ce projet exigeait la participation de nombreux intervenants, notamment 171 organismes d’État et institutions d’enseignement supérieur, ainsi que le comté de Fairfax. Ce degré de collaboration a permis de maximiser le pouvoir d’achat de la Virginie, tout au long de la mise en œuvre du processus d’approvisionnement stratégique.

CGI devait effectuer une évaluation et une analyse des dépenses de la Virginie, suivies de la mise en œuvre de l’approvisionnement stratégique pour certaines des principales catégories de dépenses de l’État. Elle devait aussi créer et mettre en œuvre un système de surveillance et de conformité. Et enfin, pour que le projet réussisse, CGI a reconnu qu’elle devrait se concentrer sur la transmission des connaissances afin que les membres du personnel de l’approvisionnement acquièrent le savoir-faire et les connaissances nécessaires pour appliquer les techniques de CGI à leur travail.

La stratégie
CGI a entamé le projet Partenaires en approvisionnement par une évaluation et une analyse des dépenses de la Virginie. Elle a proposé un plan d’approvisionnement stratégique à réaliser (catégories, échéances et principaux participants). Une fois le plan approuvé, CGI a mis en œuvre une stratégie d’approvisionnement à grande échelle pour chaque catégorie, notamment les fournitures de bureau, le papier, le matériel et les logiciels informatiques, les MRE, les produits d’entretien, les travailleurs temporaires, les uniformes, le matériel de laboratoire, les imprimantes et autres accessoires pour PC, le stockage d’entreprise, les supports de stockage, les autobus scolaires, les véhicules poids lourds, les véhicules hors route et les voyages. Les économies réalisées ne relevaient pas uniquement d'une diminution des prix, mais aussi d'une transformation des pratiques en matière d'approvisionnement, en vue de trouver la meilleure valeur : une combinaison de niveaux de prix, de qualité et de service. Il a en outre été tenu compte des occasions de réduction des coûts dans la chaîne logistique.

De plus, CGI a évalué le code d’approvisionnement et les procédures de l’État, et a procédé à une analyse des façons d’améliorer les processus d’approvisionnement en place, par l’application de pratiques exemplaires apprises d’organisations des secteurs public et privé. De nombreuses améliorations ont été apportées à la chaîne logistique et aux procédures. Par exemple, CGI a utilisé de nouvelles approches de l’approvisionnement qui ont permis de tirer un meilleur parti des négociations relatives à l’approvisionnement.

Puis, CGI a conçu et mis en œuvre un système de surveillance de la conformité et des économies, qui a joué un rôle déterminant dans la perception des frais auprès des fournisseurs, que la Virginie a utilisés pour financer ses activités de gestion des dépenses. Le système d’analyse comparative a mis en évidence les dépenses et les économies réelles et prévues pour chaque catégorie, afin que la Virginie puisse prendre des mesures visant à réorienter les organismes vers les contrats privilégiés à l’échelle de l’État.

Au chapitre de la transmission des connaissances, l’équipe de CGI a élaboré et offert un programme de formation personnalisé en 12 modules à l’intention des professionnels de l’approvisionnement de l’État. Cette transmission des connaissances a permis à la Virginie de réaliser une troisième vague d’approvisionnement stratégique, après la fin du projet de CGI.

La technologie

• Le logiciel PRISM^MD de CGI
• L’outil de surveillance de la conformité et des économies de CGI

Les résultats
L’équipe a réalisé une économie de 12 % sur un chiffre annuel de référence de 309 millions de dollars. De plus, l’équipe a instauré de nouvelles pratiques d'approvisionnement à l’échelle de l’État, qui ont permis d’incorporer des pratiques exemplaires à la fonction d’achats. CGI a en outre favorisé les changements de comportement en matière d’approvisionnement, en transférant l’ensemble des activités d’approvisionnement au système d’approvisionnement eVA de la Virginie. Ce système a aidé la Virginie à abaisser le coût de ses services. À leur tour, les fournisseurs ont pu faire profiter la Virginie de leurs économies, et la Virginie a pu surveiller de près la conformité. Un plus grand nombre d’employés utilisent les contrats approuvés, à la suite du projet de mise en œuvre de l’approvisionnement stratégique et des activités de communications et de marketing de CGI.

Les séances de transmission des connaissances de CGI ont permis aux professionnels de l’approvisionnement de la Virginie d’appliquer les meilleures techniques d’approvisionnement et d’en tirer parti immédiatement. En outre, l’équipe a formé le personnel de l'approvisionnement afin qu'il assume efficacement la fonction de surveillance de la conformité et d'analyse comparative des économies après la fin de l’engagement de CGI.

Une enchère inversée en ligne pour des supports de stockage a permis de réaliser une économie de 30 %; ce processus et ses résultats ont été louangés dans le journal InfoWeek. Le travail de CGI en matière d’analyse de l’efficacité et de réalisation d’économies a également été souligné par le Progressive Policy Institute et le Democratic Leadership Council.