Le système de gestion électronique des dossiers et de l’information de CGI au service de la 19th Judicial Circuit Court de Floride
Grâce au système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) de CGI, le personnel du tribunal peut faire des recherches complexes et récupérer des documents judiciaires sur-le-champ. La technologie sous-jacente à la solution ECM permet à chaque comté d’accéder à son propre entrepôt d’images ainsi qu’à celui des autres comtés.
Le client
La 19th Judicial Circuit Court dessert la population de quatre comtés de la Floride. Le greffier du tribunal voit au maintien de tous les dossiers relatifs aux causes traitées par la Cour, ce qui implique de fréquents échanges de documents entre les divers intéressés : juges, personnel administratif, procureur de l'État, défenseurs publics, greffiers, autorités policières et autres instances de l’appareil judiciaire. Consciente de l’effort considérable à déployer pour accéder aux documents judiciaires, les protéger et les acheminer aux parties intéressées, la 19th Judicial Circuit Court a demandé à CGI de concevoir et de mettre en œuvre un système complet afin de simplifier l'accès aux documents de trois des quatre comtés desservis par le tribunal et d’en faciliter l’échange.
Le Défi
Par le passé, l'obtention de documents judiciaires exigeait la présentation d'une demande officielle et le transport physique des documents vers l'organisme ou le comté demandeur. Le tout pouvait prendre de quatre à six jours.
Chaque comté avait son propre système de gestion des dossiers judiciaires qui s’accompagnait d’un long processus manuel d’accès aux documents ainsi gérés. Cette approche ralentissait tout le fonctionnement de l’appareil judiciaire.
Le défi, pour CGI, était de créer un système de gestion des documents qui permettrait aux intéressés des trois comtés ciblés de stocker, de gérer, de partager et de consulter les documents judiciaires dans un environnement sécurisé.
La stratégie
Après avoir étudié à fond l'infrastructure réseau, les types de documents, les processus et les systèmes utilisés par chacun des comtés en question, CGI a produit un document de conception détaillée décrivant les exigences du nouveau système en matière d'architecture, de matériel et de logiciels.
Par souci de convivialité et pour minimiser les besoins en formation, le système a été doté d'interfaces graphiques intuitives de type navigateur. Chaque comté s’est vu confier la tâche de numériser, d’indexer et de stocker ses documents judiciaires dans son propre entrepôt d’images.
Pour faciliter l'échange de documents au sein de l'appareil judiciaire, CGI a relié les systèmes de gestion des documents de chacun des comtés, permettant ainsi aux bureaux des shérifs, des défenseurs publics et du procureur de l'État d'avoir accès aux documents dans tout le territoire visé.
La technologie
Les résultats
Grâce à son nouveau système de gestion des documents, la 19th Judicial Circuit Court de Floride a enregistré des gains d’efficacité. Le personnel du tribunal n’a plus à déposer de demandes écrites pour obtenir des documents judiciaires : il peut effectuer ses propres recherches et récupérer les documents voulus sur-le-champ. Sans compter que le système permettra au tribunal de réduire de manière appréciable l’utilisation de documents sur papier, d’améliorer s es communications et d’accroître sa productivité.
Le personnel du tribunal mise sur la solution ECM pour faire des recherches complexes et obtenir immédiatement des documents judiciaires de leur propre comté ou des autres comtés participants, peu importe de quel entrepôt d’images ils proviennent. Au lieu que les employés du tribunal demandent à ce qu’on leur livre des dossiers physiques, ils utilisent la solution personnalisée de CGI pour accéder aux documents judiciaires à partir de leur poste de travail au moyen d'une interface par navigateur Web. La 19th Judicial Circuit Court dispose maintenant de l’infrastructure et des technologies nécessaires à l’ajout de fonctionnalités de dépôt électronique, d'accès par le public et de liaison des documents judiciaires aux applications et outils de gestion actuels. |
