CGI dote le Commonwealth de Virginie d’une solution intégrée idéale en matière d'approvisionnement électronique

« Nous devons la réussite du programme d’approvisionnement électronique du Commonwealth, eVA, à la synergie d’une équipe de gens aussi doués que dévoués, au profond engagement de notre partenaire privé, ainsi qu’à la confiance et au soutien de notre gouverneur et de tout son personnel. »

Ron Bell, directeur, Services généraux,
Division Achats et approvisionnement

Jusqu’en 2001, les activités d’approvisionnement du Commonwealth de Virginie étaient décentralisées dans plus de 171 organismes ou établissements d’État, ainsi que dans d’autres organismes publics comme les écoles, les aéroports, les districts, les autorités et les commissions. Tous ces organismes publics fonctionnaient largement comme des entités autonomes. Dans l’ensemble du Commonwealth, on utilisait une diversité d’applications bureautiques, de systèmes d’achat automatisés et de processus manuels pour les activités quotidiennes liées aux approvisionnements.

Le défi
La mosaïque d’applications, de systèmes et de processus disparates ne facilitait ni le partage des informations, ni la coopération en matière d’approvisionnement, et ne permettait pas au Commonwealth de tirer profit de son pouvoir d’achat pour obtenir la meilleure valeur des sommes engagées. Les fournisseurs transféraient au Commonwealth les frais supplémentaires qu’ils devaient assumer, en augmentant le prix de leurs produits. Et c’est sans compter ce qu’il en coûtait en matériel, en logiciel et en personnel pour assurer le soutien d’un si grand nombre d’applications, de systèmes et de processus.

Le projet n’en était qu’à ses débuts lorsque le gouverneur nouvellement élu de la Virginie s’est vu mis au défi de réaliser des gains d’efficacité croissants pour effacer un déficit budgétaire.

La stratégie
Pour permettre à l’ensemble des organismes, des gouvernements locaux et des établissements d’enseignement supérieur du Commonwealth de Virginie de procéder à des achats par voie électronique à vaste échelle, CGI a créé eVA, une solution d’approvisionnement Web gouvernement-entreprises pouvant combler les besoins particuliers d’organismes publics et de fournisseurs très divers (tant au niveau local qu’à l’échelle de l’État). Cette solution réduit les coûts et simplifie les processus d’achat du Commonwealth par la centralisation des achats au sein d’un seul et unique portail électronique sécurisé permettant la transmission des données en toute sécurité. Fondée sur le système Ariba Buyer et la solution AMS Advantage^MD, elle automatise les flux de travail au moyen de règles d’exploitation vérifiables qui sont les mêmes pour l’ensemble des utilisateurs tout en permettant l’existence de règles propres à chaque organisme. Les données relatives à l’approvisionnement sont ensuite saisies et regroupées à l’échelle de tout le réseau d’utilisateurs. C’est CGI qui a implanté eVA et en effectue la maintenance; elle offre aussi les services d’une équipe de soutien technique aux acheteurs et aux fournisseurs. Comme la solution elle-même, ces services sont financés à même les transactions qui se concluent par l’entremise d’eVA.

L’équipe CGI a mis en œuvre la solution par étapes. Pour permettre le partage des contrats des fournisseurs du Commonwealth dans l’ensemble de l’État, elle a d’abord implanté, en mars 2001, le premier élément de l’application : Ariba, composante très personnalisée de la solution (précédemment connue sous le nom de « buysense »). Après cette mise en œuvre, elle a ajouté des interfaces pour les organismes, la fonction « devis rapide » (Quick Quote), les capacités de gestion des données et des utilisateurs ainsi qu’un entrepôt de données sur les approvisionnements. Depuis l’entrepôt, il est alors devenu possible de transmettre aux hautes instances du gouvernement de la Virginie (y compris au gouverneur lui-même) des rapports trimestriels indiquant les sommes dépensées ainsi que la fréquence d’utilisation du système pour chacun des organismes reliés. Le Commonwealth venait ainsi de se doter de nouveaux moyens d’accroître l’imputabilité de ses membres et de sensibiliser ses dirigeants aux questions touchant le rendement du processus d’approvisionnement.

En janvier 2003, la plate-forme d’approvisionnement Advantage a été ajoutée à la solution. Cet ajout permet aux acheteurs de chercher des offres concurrentielles pour les achats de plus de 50 000 $. Dès que l’offre est retenue, on peut saisir le prix proposé dans la composante Ariba pour que les acheteurs puissent le consulter.

La technologie

• La solution d'approvisionnement AMS Advantage^MD
• Le système Ariba Buyer

Les résultats
Grâce à la solution eVA, CGI a réussi là où d’autres ont échoué et continuent d’éprouver de sérieuses difficultés. La solution permet au Commonwealth d’obtenir des biens et des services plus facilement, plus vite et à la meilleure valeur. Au moment de son implantation, elle s’est imposée comme l’une des solutions Web d’approvisionnement électronique les plus complètes aux États-Unis. Considéré comme le déploiement initial d’un système d’approvisionnement d’État le plus rapide jamais réalisé au pays, le projet a atteint ou dépassé tous ses objectifs.

L’efficacité d’eVA ne fait aucun doute : le système a déjà traité plus de 1 049 385 commandes dont la valeur atteint 9,76 milliards de dollars; il donne accès à 983 catalogues de produits et relie quelque 32 000 fournisseurs aux 171 organismes publics, aux 4 925 localités et aux 9 121 utilisateurs desservis. En octobre 2006, CGI a d’ailleurs annoncé le renouvellement de cinq ans de son contrat avec le Commonwealth; ce contrat de 65 millions $ US vise le soutien du portail d’approvisionnement eVA.

Pour les fournisseurs, il n’y a plus qu’un processus normalisé pour traiter avec le Commonwealth, et une seule interface vers le gouvernement fondée sur un seul protocole électronique, même si les organismes publics participants continuent d’exploiter une multitude de systèmes qui leur sont propres. Aucun fournisseur ne vit désormais la frustration de devoir harmoniser à grands frais ses systèmes de gestion des commandes et ses processus d’affaires avec ceux de chacun des organismes du Commonwealth pour leur vendre produits et services.

Largement perçue comme la meilleure solution d’approvisionnement électronique aux États-Unis, la solution eVA a reçu de nombreux prix depuis son implantation. Parmi eux : le Government Service Award, qui lui a été remis pour l’année 2002 par le Commonwealth of Virginia Information Technology Symposium dans la catégorie des grands organismes publics; le prix 2002 Best in Breed (meilleur système) du Center for Digital Government; le prix 2003 Cost Effectiveness Through Government (rentabilité dans les États), attribué sous les auspices du National Electronic Commerce Coordinating Council (NECCC); le prix 2003 State Government Innovator (innovation des États fédéraux), décerné par le Massachusetts Institute of Technology School of Architecture and Planning, de concert avec Accenture; le prix Trailblazer 2003 du magazine eGov, dans la catégorie de l’administration des services gouvernementaux; toujours en 2003, le Cronin’s Gold Award for Innovations in IT (premier prix pour les innovations dans le secteur des TI) de la National Association of Procurement Officials (NASPO); et enfin, en 2005, le prix Achievement of Excellence in Procurement, remis au département des Services généraux de la Virginie. Parmi les cinq États américains qui ont décroché ce dernier prix de prestige, c’est la Virginie qui a obtenu la cote la plus élevée.

Depuis que la solution est pleinement opérationnelle, CGI continue d’assurer le soutien ainsi que les mises à niveau et les modifications grâce auxquelles eVA demeure l’une des meilleures solutions d’approvisionnement électronique dans le secteur public des États-Unis. Ron Bell, directeur des achats et de l’approvisionnement au département des Services généraux de la Virginie, souligne l’importance du partenariat qui lie le Commonwealth et CGI : « Nous devons la réussite du programme d’approvisionnement électronique du Commonwealth, eVA, à la synergie d’une équipe de gens aussi doués que dévoués, au profond engagement de notre partenaire du secteur privé, ainsi qu’à la confiance et au soutien de notre gouverneur et de tout son personnel. Bon nombre d’organismes et d’institutions y contribuent également en partageant notre vision de l’approvisionnement électronique et en recherchant des gains d’efficacité toujours plus importants. »